Guide du paiement dématérialisé et sécurisé dans l'hôtellerie

Les avantages du paiement dématérialisé

Un paiement plus sécurisé

Le paiement dématérialisé représente un réel avantage sanitaire, car il permet d'éviter l'échange d'objets physiques qui a lieu lors de l'utilisation d'un terminal de paiement, d'une carte, de tickets de caisse... Lors de l'épidémie de Covid 19, cette solution a été spécialement développée pour enrayer la contamination.

Amélioration de la satisfaction des clients

Le paiement dématérialisé améliore la productivité des équipes et la satisfaction des clients. Le paiement est effectué plus rapidement, ce qui permet aux clients suivants d'attendre moins longtemps.

Grâce aux solutions de paiement dématérialisé, vous pouvez plus facilement prendre en charge les arrivées tardives et les départs anticipés. En effet, si vous ne disposez pas d'un accueil 24h/24 et 7j/7, ces techniques de paiement sont des alliés de choix pour mieux gérer votre entreprise.

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Quelles solutions pour offrir un paiement dématérialisé ?

Paiement sans contact

Le paiement sans contact est également appelé "Near Field Communication". Il s'agit d'un système introduit en 2004 qui offre aux clients la possibilité de régler leurs achats sans avoir à insérer leur carte bancaire dans le terminal de paiement. Il permet un gain de temps considérable et rend les paiements plus hygiéniques, car le vendeur et le client n'échangent aucun objet.

Le paiement vente à distance (VAD) sur TPE

Pour réaliser un paiement dématérialisé, vous pouvez réaliser une « Vente À Distance » sur un TPE. Pour cela, vous n’avez qu’à saisir le numéro de carte du client sur le TPE afin de le prélever. Cette solution nécessite un contrat, généralement gratuit, de VAD entre votre hôtel et votre banque. Le contrat indique les commissions qui seront prélevées selon les typologies de cartes utilisées pour le paiement. En général, le taux est d’environ 0,3% à 0,6%. Si la carte est étrangère, le taux est plus élevé.

Ce système de paiement dématérialisé est particulièrement intéressant dans le milieu de l’hôtellerie : il est utilisé notamment lorsque les clients ne sont pas passés par la réception au moment du check-out ou lorsqu’ils ne sont pas venus à l’hôtel. Attention toutefois, un paiement effectué en VAD peut être contesté plus facilement par le client, ce moyen de paiement n’offre donc pas une sécurisation optimale de la transaction.

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La passerelle de paiement

La passerelle de paiement nécessite également un contrat de vente à distance sécurisé, car c’est la version digitale du TPE physique. Les commissions sont prélevées à chaque paiement, et vous payez également un abonnement ainsi que les frais fixes du prestataire du TPE virtuel. Ces frais peuvent s’élever à 30 € et 60 € par mois et entre 0,05 € et 0,1 € par transaction.

Pour mettre en place ce système de paiement dématérialisé, il existe plusieurs passerelles de paiement, comme PayZen, Paybox, Payline, Monetico, qui est une passerelle proposée par la banque Crédit Mutuel et le CIC, Systempay ou encore Click&Pay…

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Le système de paiement tout en un

Avec le système de paiement tout en un, c’est un organisme financier tiers qui se charge de collecter le paiement auprès de vos client et qui le reverse à votre hôtel. Ici, vous n’avez pas besoin de réaliser de contrat avec votre banque : le contrat de vente à distance sécurisé est fourni dans l’offre du prestataire. Il peut s’agir du très connu Paypal, de Stripe, HiPay, PayGreen, Adyen, ou encore Mollie

Les commissions sont ici plus élevées : il y a une part variable et des frais fixes pour chaque transaction réalisée. Les fonds collectés par le système de paiement sont ensuite virés sur votre compte bancaire.

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La passerelle et le système tout en un pour plus de sécurité

Pour être certain de recevoir le paiement, il est plus sûr de passer par les passerelles et les systèmes tout en un, plutôt que par le paiement VAD. En effet, ce dernier peut lui être facilement contesté par le client, et peut de ce fait entraîner un impayé. Avec le paiement VAD, le client ne s’authentifie pas de manière « forte », et peut donc contester le paiement. Par ailleurs, notez que les solutions tout-en-un sont moins souvent utilisées que les passerelles de paiement, car elles sont moins compétitives au niveau des prix.

Les étapes du paiement dématérialisé

Dans le secteur de l’hôtellerie, il est courant de réaliser, lors de l’arrivée du client, une pré-autorisation bancaire : c’est une caution bancaire qui vous permet de réserver un montant donné sur le compte de votre client, afin d’être sûr de pouvoir être payé plus tard. Il peut s’agir :

• D’une pré-autorisation physique sur un TPE
• D’une <b>pré-autorisation en ligne</b>, qui peut être effectuée juste avant l’arrivée du client, le matin de l’arrivée ou bien la veille au soir.

Afin qu’une pré-autorisation ou qu’un paiement soit parfaitement sécurisé pour l’hôtel, il est essentiel que la carte bancaire utilisée pour le paiement soit associée à une authentification dite « forte » du client : il s’agit de la saisie d’un code secret en cas de paiement sur un TPE ou d’une authentification 3D Secure, si le paiement est réalisé en ligne. 

En fin de séjour, l’hôtel peut alors proposer au client de débiter sa carte du montant exact du séjour.

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